Automatiser dine budgetprocesser og få et professionelt økonomioverblik med Francis

Det er når budgettet er lagt, at det vigtige arbejde begynder. Et godt økonomioverblik sørger for at man følger op på sine planer og justere løbende, så at man hele tiden har en forståelse for virksomhedens præstation og fremtidsudsigter. Herefter skal det præsenteres tydeligt og flot til virksomhedens interessenter, så at alle har det nødvendige informationsgrundlag til at tage træffe beslutninger.

Alt dette gøres i dag ofte i Excel, hvilket resulterer i kludrede og personafhængige regneark, der tager en krig at opsætte og vedligeholde. Formålet med dette pilotprojekt var at nedbringe Acezone og Spottunes tidsforbrug på budgetteringsprocessen, herunder bugdetplanlægning, -opfølgning, -samarbejde og -rapportering.

Både Acezone og Spottune leverer lyd af højeste kvalitet gennem hhv. dedikerede gaming headsets og elegant trådløs lyd til butikker. Udover at begge virksomheder arbejder med lyd i verdensklasse, så ejes deres budgetprocesser af den samme CFO, Mads-Emil Poulsen.

Kompleksitet som følge af flere markeder, produktområder og afdelinger betyder at økonomistyring i Excel er en tidskrævende process. Samtidig er budgettering og regnskabet ikke automatisk koblet sammen, hvilket betyder at nye krav fra regnskabet til budgettet (eller omvendt) kræver manuelt arbejde og et omfattende overblik at vedligeholde.

Francis nedbringer denne kompleksitet ved at koble budgettet direkte til regnskabet. Man kan dermed automatisk hente historiske tal ind i sin budgetfil, og bruge disse som grundlag for prognoser. Samtidig automatiserer Francis arbejdsgange til opfølgning, samarbejde og rapportering. Mads-Emil Poulsen ønskede en platform der kunne automatisere tilbagevendende arbejdsgange og give en bedre økonomistyring.

Mads-Emil manglede en platform der kunne håndtere denne kompleksitet automatisk, så han ikke hele tiden skulle jonglere mellem regnskabsprogrammet og Excel for at holde sig på tæerne.

Francis er et budgetprogram. Man kan lave sin finansielle model som i regneark, og så koble automatiserede workflows på. Francis forbinder direkte til økonomiprogrammer såsom e-conomic. Man kan med Francis udføre følgende aktiviteter:

1. Automatisk hente historiske tal ind som udgangspunkt for budgetter
2. Samarbejde om at lave budgetter
3. Månedligt følge op på sine budgetter og undersøge afvigelser
4. Lave rullende forecasts for altid at have en opdateret prognose
5. Lave flotte grafer med nøgletal
6. Rapporterer til bestyrelse, bank og investorer

Besøg Francis: https://www.francis.app/

Se 4 min gennemgang af Francis: https://www.francis.app/demo

I Acezone og Spottune opsatte Mads-Emil selv sit budget i Francis for at automatisere sit set-up. Derudover lancerede vi undervejs en rapporteringsfunktion, der med et enkelt klik kunne generere en budgetrapport til organisationernes stakeholders, der sammenlignede budget med realiserede tal. Implementeringen sparrede tid på tre planer:

1. Hurtigere budgetopfølgning og forståelse af afvigelser
2. Nemmere budgettering og forecasting ved nemt at tage udgangspunkt i historiske tal
3. Automatiske rapporter

De automatiserede arbejdsgange og det bedre overblik resulterede i tidsbesparelser på 25% for Mads-Emil Poulsen.