Mange SMV’er afleverer stadig deres bilag til deres bogholder fysisk. En ny bogføringslov kræver i fremtiden, at bilag til regnskabet skal opbevares digitalt. Det vurderes at ca. 100.000 SMV'er i Danmark stadig håndterer bilag fysisk og benytter et regnskabssystem, der enten ikke kan opbevare bilag digitalt eller hvor processen er meget manuel. Kontolink ønsker at løse denne udfordring for flere virksomheder ved at lave en integration til Uniconta, der er særlig godt egnet til virksomheder med lager og produktion. Formålet med projektet er at bygge en løsning, hvor SMV'er får et superenkelt værktøj til at indsamle bilag digitalt, kombineret med en mere effektiv proces hos bogholderen/revisoren. Projektet vil give adgang til ca. 20.000 SMV'er og gør det muligt for SMV-testpiloten at håndtere regnskabsbilag digitalt og overholde den nye regnskabslov. Målene for dette initiativ omfatter 1,5-3 timers besparelse pr. måned på indsamling af bilag, bedre overblik over bilag der mangler, nem adgang til at søge bilag/kvitteringer og dermed potentielt bedre indsigt i omkostninger. Kontolink har udarbejdet en case med Rørbæk Varmeteknik som test af systemet.
Rørbæk Varmeteknik er en virksomhed, der beskæftiger sig med installation og service af varmeanlæg, solvarmeanlæg og varmepumper i både private og erhvervsmæssige ejendomme. De står over for en udfordring med at administrere bilag til fakturereringer, hvilket kan være en tidskrævende og besværlig opgave. Kontolink har bygget et system der kan hjælper virksomheder som Rørbæk Varmeteknik med at overgå fra at håndtere fysiske bilag, til at håndtere bilagene digitalt, hvilket hjælper SMV’er med at overholde kommende lovgivning, men også forkorte deres arbejdstid og give dem bedre overblik over deres økonomi.
Kontolinks løsning for Rørbæk Varmeteknik har været at hjælpe dem med at skifte fra fysiske bilag til digitale bilag. I modsætning til andre scanningsløsninger, er der i Kontolink ikke behov for manuel indtastning af data eller manuel verificering af data. Foto af bilag sker med et enkelt touch på telefonen, og alt validering og indsamling af data sker automatisk med udgangspunkt i data fra banken. Man skal blot huske at tage foto af sin kvittering, hvorimod ens digitale bilag modtaget på e-mail, enten kan indsamles direkte fra SMV brugerens eget e-mail set-up.
En af de store tidsbesparelser for Rørbæk Varmeteknik var bl.a. at spare tiden på at køre fysisk til revisoren med alle bilag for at få dem gennemgået.
Selve opsætning krævede blot en installation på en app på smartphone, integration til bank, samt opsætning af email til at videresende bilag. Alt blev klaret på ca. 30 minutter på online møde. Derfra blev bilag skabt digitalt for at sikre at overholde bogføringsloven.